Administrative Assistenz (m/w/d)

Max-Planck-Institut für Astronomie

📍 Heidelberg, Baden-Württemberg, Germany 💼 Full-time 🕒 Posted July 05, 2026

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Job Description

Ihre Aufgaben
Erstellung von standardisierten Vereinbarungen von Mitarbeitenden mit Gaststatus und Unterstützung bei der Dateneingabe in SAP, gegebenenfalls auch Erstattung von Aufwandsentschädigungen
Hilfe bei der Pflege von Daten, beispielsweise für die digitale Personalakte
Pflege von Übersichten und Dokumentationen
Unterstützung bei organisatorischen Abläufen beim On/Offboarding
Vorbereitung von Zeugnisentwürfen
Assistenzaufgaben für die Personalleitung 
Ihr Profil
Abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder dienstleistungsorientierte Berufsausbildung
Berufserfahrung im Sekretariat, in der Sachbearbeitung sind von Vorteil
Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift sowie gutes Englisch
Fundierte Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Produkten sind zwingend erforderlich, idealerweise auch Kenntnisse in SAP/HR 
Präsenz im Institut ist erforderlich
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Job Details

Location Heidelberg, Baden-Württemberg
Job Type Full-time
Category Secretaries and Administrative Assistants
Posted Date July 05, 2026
Application Deadline August 14, 2026